Değişim Yorgunluğunda Çalışanın Sesi ve Birlikte Yaratım Çözümü

Geçen yazımızda içinden geçtiğimiz bu karmaşık zamanların çalışan üzerindeki etkisinden ve çalışanların sürekli ayak uydurmak zorunda kaldıkları frekansı yüksek değişimlere uyum sağlamada neden artık zorluk yaşadıklarından bahsetmiştik. Bu yazımızda da çalışan deneyimi ile organizasyonel değişim yorgunluğuna nasıl bir çözüm geliştirmenin mümkün olduğundan bahsetmek için buluşmak üzere sözleşmiştik. 

Hadi gelin şimdi kaldığımız yerden devam edelim. 

Bu sabah Tesla’nın birkaç yıl önce taşıma sektöründe devrim yaratmak vaadi ile üreteceğini açıkladığı Tesla elektrikli kamyonları ile ilgili bir habere denk geldim. Haberi benim için ilginç yapan şey içeriğin Tesla kamyonlarını ilk kez kullanan bir kamyon şoförünün gerçek kullanıcı deneyimi ile ilgili olmasıydı.

Haberden anlaşılan o ki Tomasz Orynski isimli bu şoför Tesla kamyonunu pek de beğenmemiş. Gerekçelerini de bana son derece mantıklı gelen bir şekilde aşağıdaki gibi sıralamış.

1. Şoför kabininde koltuk sol tarafta değil ortada konumlanmış. Bu büyüklükte bir kamyonda hem çift şeritli yollarda trafiği görebilmek hem de yandan kamyona yanaşan araçları takip etmek çok güç.
2. Tesla kamyonlarda açılabilir camlar yok. Gişelerde ödeme yapmak, sevkiyat esnasında evrak imzalamak gibi kamyon şoförlerinin sürekli yaptığı işler bu tasarımda imkânsız.
3. Şoför bu işleri yerine getirebilmek için hep araçtan inmek zorunda, özellikle soğuk kış günlerinde bu ciddi bir ızdırap.
4. Kabin kapılarına ulaşmak için şoför aracın arkasına doğru bir miktar yürümek zorunda çünkü aracın kapıları kabin yanlarına konumlandırılmamış. Şoförler sürekli çamur olan botları ile bu tasarımda ciddi zorluk yaşar.
5. Araçta hemen her kamyonda bulunan yatak kompartmanı bulunmuyor. Bu araç uzun yol için tasarlanmamış olsa da şoförler güvenli sürüş için özellikle gece yolculuklarında kısa uykuları önemsiyor.
6. Ön cam tasarımı üzerinde kar birikmeye çok müsait. Soğuk kış günlerinde camda biriken karı temizlemek için 4 metre yüksekliğindeki cama tırmanıp kar küremek çok zor.
   Dikkat ettiyseniz bu gerekçelerin hiçbirisi lükse kaçmayan, gerçek hayatla ilgili beklentiler. Peki Tesla kamyon tasarımının bizim konumuzla ne ilgisi var? 

Birlikte Yaratım (Co-Creation) 

Deneyim çalışmalarına başlarken sorulan büyük bir soru vardır.  

“Bu tasarımın müşterisi kim olacak?” 

Burada müşteriden kasıt kullanıcıdır. Çalışan deneyiminde bu soruya elbette ki çalışan diye yanıt veririz. Çalışan için yaptığınız deneyim tasarımlarına çalışan adına varsayımlarda veya tahminlerde bulunarak çalışan adına şekil verirseniz bahsettiğimiz Tesla örneğindeki gibi bir sonuçla karşılaşabilirsiniz.

Bu sebeple çalışan deneyiminde Birlikte Yaratım (Co-Creation) olarak adlandırdığımız, çalışana dokunan tüm deneyim tasarımlarında çalışanı da işin içine dahil ederek hareket etmeyi ifade eden güçlü bir yaklaşımdan faydalanmak işleri çok kolaylaştırır. 

Kuracağınız birlikte yaratım ekipleri sayesinde organizasyon içerisinde yürütülecek herhangi bir değişim faaliyetini çalışanlarla birlikte koordine ettiğinizi düşünün. 

• Bu değişim faaliyeti çalışanlar tarafından nasıl algılanır? 
• Doğru iletişim zamanı, kanalı ve içeriği ne olmalı? 

• Olası etkiler neler olabilir? 
• Bu etkileri nasıl olumlu hale getirebiliriz? 
• Değişimi nasıl sahiplendirebiliriz, nasıl tutundurabiliriz? 

Bu sorulara içinde çalışanların da bulunduğu bir ekiple hazırlanmak size müthiş bir kaldıraç etkisi kazandıracaktır. 

Hele değişim faaliyetinizle ilgili iletişimi, bu değişim inisiyatifinin çalışan temsilcileri ile birlikte hazırlandığını belirtir ve çalışmanın öncelikle onların ön onayından geçtiğini de ifade ederseniz çalışanların gözünde daha ilk andan güvenilirliğiniz artacaktır. 

Çalışanın Sesi (Voice of Employee - VoE) 

Sadece çalışan deneyiminde değil, deneyim çalışmalarının tamamında en önemli paydaşlardan birisi elbette ki kullanıcıdır. Dolayısıyla deneyim tasarımlarımızın bahsettiğimiz Tesla örneğindeki gibi bir sonuçla karşılaşmamak adına kullanıcının sesini duyabilmek bizim için kritiktir. 

Hatta müşteri deneyiminde Müşterinin Sesi (Voice of Customer - VoC), çalışan deneyiminde de Çalışanın Sesi (Voice of Employee VoE) olarak tanımlanmış kavramlar var. Masa üzerinde hazırlanan tasarım hayata geçip bir kez akmaya başladıktan sonra kullanıcı tarafındaki deneyim nasıl şekilleniyor? Tasarıma uygun mu? Yoksa amaçlanan tasarıma aykırı şekilde mi?  

Bunu anlamak, hatta zamanında anlamak müthiş önemli. Aksi takdirde kaç yapayım derken göz çıkarmak işten bile değil. Vazo bir kez kırıldıktan sonra da çalışana bir kez yaşatılan olumsuz deneyimi olumluya çevirmek oldukça güç oluyor. 

İşte tam da bu noktada, kullanıcıların tasarımcıya olabildiğince zengin kanallardan ve çeşitli şekillerde geri bildirim verebilmesi üzerine kurgulanmış çalışanın sesi uygulamalarının bize ciddi getirileri var. 

• Deneyimin hangi temas noktalarında olumlu aktığının tespiti ve bu kazanımın diğer temas noktalarına yayılabilmesi. 
• Deneyimin hangi temas noktalarında tasarıma aykırı aktığının anlaşılması ve hemen müdahale edilerek nasıl yükseltilebileceğine karar verilebilmesi. 
• Deneyimin akan veride, anlık ölçüm ve takibinin veri bazlı şekilde yapılabilmesi. 

Kurumunuzda hayata geçirmek istediğiniz değişim faaliyetlerini devreye almak veya iletişimini yapmak için doğru zamanlamaya nasıl karar veriyorsunuz? 

Değişim faaliyetleri bir kez hayata geçtikten sonra çalışan tarafından nasıl algılanıyor, değişim inisiyatifleriniz sahipleniliyor mu yoksa yetim mi kalıyor nereden anlıyorsunuz? 

Öğlen yemeğinden sonra, hazır şekerler yükselmişken ya da Cuma mesai bitimine doğru hazır araya hafta sonu da girecekken gibi geleneksel yöntemler kullanıyorsanız siz de bir Tesla kamyon kazası yaşayabilirsiniz. 

Artık geçmişin sayfalarında kalmış bu yaklaşımlar yerine deneyim çalışmalarınızı dijitalleştirmek ve size deneyimi veri ile yönetmenizi sağlayabilecek akıllı bir platforma taşımak bu anlamda çok akıllıca bir yatırım olacaktır. 

Henüz dijital dünyanın bu veri bazlı potansiyeline insan kaynakları, liderlik kültürü veya süreç olgunluğu olarak hazır olmayan ya da bütçesel olarak henüz imkânı bulunmayan kurumlar için de önerim süratle birlikte yaratım ekipleri kurmaları ve çalışanları olabildiğince yakınlarında tutmalarıdır. 

Çalışanın sesini duyan, çalışanı da bir paydaş olarak işin içine dahil eden kurumlar değişim yorgunluğuna çözüm bulmak için her zaman bir adım önde olacaklardır.